LGS G-COURRIER | Application de gestion de courriers

La numérisation des documents est une composante indispensable de votre système d’information, mais elle n’est qu’une étape. Il existe un enjeu important lié à la mise en œuvre d’outils qui facilitent la circulation et le traitement des documents au sein de votre organisation.

LGS G-COURRIER est une application qui prend en compte tous les échanges de courriers, qu’ils soient entrants ou sortants au sein de votre organisation. La solution dispose de la capacité de joindre à un courrier un ou plusieurs documents électroniques de n’importe quel format numérique, qu’il soit un fichier PDF, image ou même un document de la suite Microsoft Office. Elle permet par ailleurs de pouvoir indexer par identifiant unique un ou groupe de courriers enregistrés avec la possibilité de les traiter suivant un processus d’attribution de tâches intégré.

  • Le suivi et la traçabilité des échanges

    Une fois pris en compte, un courrier avec des documents attachés doit pouvoir être suivi afin de garantir son traitement optimal (attribution au service compétent, délai de traitement, etc.). L’application LGS G-COURRIER est dotée de fonctions collaboratives qui permettent de soumettre des demandes de tâches avec des messages descriptifs à un ou plusieurs collaborateurs bien précis. Un système d’alerte par mail intégré à l’application permet d’informer en temps réel les utilisateurs concernés par l’évolution d’un courrier.

    A l’issue du traitement d’un courrier, les utilisateurs pourront soumettre un ou plusieurs rapports des traitements effectués avec la possibilité d’y associer des fichiers numériques attestant les dits traitements. Enfin, le traitement d’un courrier au niveau d’un intervenant pourra s’achever par un simple changement d’état du courrier qui lui a été affecté pour traitement. Ce changement d’état signé de la main de l’utilisateur sera perçu (par mail ou sur le système) par tout autre utilisateur ayant à charge le traitement de ce courrier et ou ayant été l’auteur de l’enregistrement du courrier. Tout courrier non répondu ou traité sera automatiquement perçu grâce à son état et le nombre de réponse à 0 présents sur sa ligne d’affichage dans la liste des courriers enregistrés.

  • La recherche et l’archivage

    La mise en place d’un outil de gestion numérique de correspondances doit aussi non seulement garantir la pérennité des documents et des informations durant leur cycle de vie mais aussi offrir un système de recherche efficace afin de faciliter la consultation de ces derniers.

    LGS G-COURRIER facilite la consultation grâce à un système de regroupement par identifiant unique des courriers dès leur enregistrement. Il dispose d’un outil de recherche basé sur l’ensemble des informations du courrier (numéro, objet, contenu, etc). Par ailleurs, grâce à un système de classification automatique adopté, les derniers courriers enregistrés seront toujours par défaut mis en tête de liste au sein de l’application. Les anciens courriers pourront être accessibles sur des pages bien plus en profondeur mais facilement retrouvables grâce à une barre de recherche interactive répondant à chaque saisie clavier. D’autres critères de recherche tels que la date, l’année ou période d’enregistrement, et l’état de traitement sont aussi bien disponibles afin de faciliter l'accès aux courriers enregistrés.

  • Aperçu de l'interface de l'application